Event-Owner haben es nicht leicht

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Ich weiß, wovon ich rede. Jedesmal wieder denke ich mir, es wäre kein großer Aufwand, und trotzdem werde ich die letzten Tage vor dem Event wieder nervös, ob alles klappt und anschließend alle zufrieden sind. Und jedesmal lerne ich wieder was neues dazu. Hier ein paar Tips von mir, damit es nicht zu stressig wird.

Ich muß vorausschicken, daß meine Events ganz normale Veranstaltungen sind. Man trifft sich irgendwo, meist in einem Restaurant, und verbringt einen gemütlichen Nachmittag oder Abend zusammen. Ich habe kein zusätzliches Programm. Das hält den Aufwand für mich überschaubar und trotzdem sind alle zufrieden und genießen es.

 

Termin-Findung

In der Regel läuft es bei mir so ab: Ich suche einen Termin aus, zu dem ich und die meisten der "üblichen Verdächtigen" hier Zeit haben. Und es sollten natürlich im Umkreis nicht schon weitere Events geplant sein.

 

Events im Restaurant

Dann kommt es darauf an: Großer Stammtisch oder eher kleineres Event. Von der zu erwartenden Gästezahl hängt ab, in welchem Restaurant man anfrägt.

Kleines Speiserestaurant

So was wähle ich aus, wenn ich so 30 - 40 Leute erwarte. Ich kläre mit dem Wirt, ob der Termin paßt und wie viel Gäste ich in etwa erwarte. Wichtig zu wissen ist hier Folgendes: Hat diese Gaststätte keinen extra Saal oder ein Nebenzimmer, das für solche Anläße genutzt wird, bedeutet Euer Event für den Wirt nicht unbedingt ein Umsatzplus. Ohne einen Event kann er nämlich die Tische am Abend 2x belegen, also 2x Essen usw. verkaufen. Bei einem Event hat er nur eine Belegung. Auch gibt es immer wieder Leute auf einem Event, die nur eine Kleinigkeit oder gar nix essen und sich den ganzen Abend an zwei Getränken festhalten. Besonders stark fällt der Unterschied an einem Freitag oder Samstag aus. Hat der Wirt da schon mal schlechte Erfahrungen gemacht, kann dies der Grund sein, warum er solche Veranstaltungen nicht annimmt.

Größeres Restaurant

Erwartet Ihr mehr Gäste, kommen kleine Restaurants schnell an Ihre Grenzen. Dann braucht es auch einen größeren Saal. Auch hier gilt wieder: Termin absprechen, Anzahl der Personen schon mal abschätzen und mitteilen. Da ihr aber einen kompletten Saal mietet, kann es sein, daß der Wirt mit Euch einen Vertrag schließen will, in dem auch ein Mindestverzehr festgelegt wird. Für diesen Mindestverzehr haftet Ihr! Hier bei uns ist das zum Beispiel im Happinger Hof, in dem ich die SOCC-Stammtische abhalte, so üblich. Der Mindestverzehr ist aber dort fair festgelegt und war noch nie ein Problem. Mittlerweile geht's bei unseren Stammtischen auch per Handschlag. Problematisch wird es, wenn Ihr dem Wirt 100 Personen mitgeteilt habt, aber nur 20 kommen. Das ist gar nicht gut! Lest ggf. den Vertrag durch, bis wann Ihr das alles noch stornieren könnt und sagt den Event eher ab oder weicht auf eine kleinere Lokalität aus.

Ab einer gewissen Gästezahl - abhängig vom Wirtshaus - solltet Ihr den Wirt auch nach einer eigenen Speisekarte fragen und ggf. so eine gemeinsam festlegen. Wenn da 60 oder mehr Personen gleichzeitig kommen und essen wollen, kann bei einer großen Karte die Küche schnell "ins Schwimmen" kommen und man wartet ewig auf die Bestellungen. Ich fahre ganz gut mit ein paar günstigen Gerichten, Fleischgerichte, ein Fischgericht, was Vegetarisches und mit ein, zwei Suppen. Nachspeisen haben wir dann ganz normal von der üblichen Karte.

Informiert den Wirt auch, daß es bei solchen Events durchaus üblich ist, daß die Gäste oft den Platz wechseln. Es ist also echt ein gut gemeinter Tip an den Service, für jeden Gast die Getränke und das Essen auf einen Bierdeckel zu notieren, den derjenige dann jeweils mitnimmt. In manchen Gststätten ist das eh üblich, aber nicht in allen. Nach einem längeren Abend kann es sonst durchaus passieren, daß man das eine oder andere Bier - ohne Absicht - vergißt. Dann bleibt die Bedienung / der Wirt auf den Kosten sitzen. Der Bierdeckel hilft hier.

In beiden Fällen, ob großer oder kleiner Event, gebt dem Wirt nochmal ein paar Tage vorher Bescheid, wie viele Gäste sich bisher angemeldet haben. Der braucht das zum Organisieren (Einplanen des Personals, Einkaufen der Ware, Tische eindecken usw.). Fragt ihn, wann er spätestens Bescheid wissen muß. Und wenn nur eine gewisse Anzahl an Personen möglich ist, gebt dies im Listing an und führt dann eine Warteliste.

Und dann beginnt bei mir die Zeit des großen Zitterns: Es sagen garantiert wieder 10% kurzfristig ab. Oder erscheinen nicht, ohne abzusagen. Und es loggen noch welche kurzfristig ein "will attend". Durchaus auch 10 Minuten vor Event-Beginn. Es ist dabei auch völlig egal, ob im Listing eine Deadline genannt wird, wann man den Wirt Bescheid geben muß, oder nicht. Es wird niemand interessieren. Lebt damit.

Meist, und das ist das Gute daran, halten sich diese Zu- und Absagen bei uns ziemlich gut die Waage. Außer man hat zu viele Reviewer und Lackeys auf einem Event ;-). Mir vor Kurzem so ergangen. Am Sonntag war das Event. Am Montag davor hatte ich WAs für ca. 82 Erwachsene. Am Mittwoch mußte ich die Zahl dem Wirt mitteilen: 92 Erwachsene. Am Samstag waren es dann 100. Anwesend waren dann am Sonntag ca. 130 Personen, und durchaus auch ein paar ohne WA oder mit einem WA 30 Minuten vor Event-Beginn ... Da brauchst dann schon eine Lokalität, wo das trotzdem noch geschmeidig über die Bühne gehen kann, ohne daß man stundenlang aufs Essen warten muß. Und jetzt mach ich mal ganz unverfroren Werbung: Der Happinger Hof hat das ohne merkbare Probleme gestemmt!

 

Event im Freien

Plant man einen Event in freier Natur, beispielsweise zum Grillen, schaut es natürlich anders aus. Hier hat man idealerweise eine Location, bei der auch bei Regen nicht alles wortwörtlich ins Wasser fällt. Öffentliche Hütten, alte Stadl usw. sind durchaus geeignet, selbstverständlich nur mit Genehmigung! Und holt die Genehmigung nicht nur telephonisch ein. Eine ausgedruckte E-Mail hilft deutlich, wenn euch jemand fragt, wer denn das genehmigt hat ... Ich spreche auch da aus Erfahrung ... Die Location sollte auch so sein, daß man - legal! - nahe ranfahren und ggf. parken kann. Grill, Holzkohle, Fleisch, Salate usw. wollen zum Event getragen werden und das sollten dann nicht mehrere Kilometer sein.

Soll gegrillt werden: Vorab klären, ob dies erlaubt ist (z. Bsp. kann es verboten sein, wenn eine entsprechende Waldbrandgefahr besteht).  Führt auch eine Übersicht im Listing, wer ggf. was mitbringt (Salate, Nachspeißen, ...). Sonst habt ihr Kartoffel- oder Nudelsalat für ca. die dreifache Anzahl an Event-Teilnehmern, als tatsächlich anwesend sind.

Wenn Ihr wollt, die Location auch ein zweites Mal nutzen zu können (und genau genommen auch unabhängig davon): Müllsäcke mitnehmen und gut sichtbar aufhängen und alle Event-Teilnehmer darauf hinweisen, diese auch zu benutzen. Und den Müll natürlich auch ordentlich entsorgen. Daß man alle Feuer löscht, auch die Glut, sollte selbstverständlich sein.

Was kann ich als Gast tun, um es dem Owner nicht schwer zu machen? Ganz einfach:

  • Rechtzeitig anmelden.
  • Wenn was dazwischen kommt: Rechtzeitig abmelden (Per Note, nicht einfach das WA-Log löschen, das bekommt der Owner nicht mit!)
  • Nicht: Anmelden und dann doch nicht kommen.
  • Bei begrenzter Platzanzahl: Nicht unangemeldet kommen und ggf. angemeldeten Gästen damit den Platz wegnehmen. Einfach den Owner vorab fragen, ob noch was frei ist
  • In einem Restaurant: Bitte zumindest eine Kleinigkeit essen und trinken. Der Wirt lebt davon. Wenn er bei Events weniger Umsatz macht als ohne, wird es für den Owner schwieriger, dort wieder eines veranstalten zu können.

Das wäre also so eine Übersicht, wie ich vorgehe, was ich für gut halte und womit ich bisher ganz gut gefahren bin. Wenn Ihr weiter Erfahrungen und Tips habt: Ab in die Kommentare damit

Kommentare   

 
# Petra 2016-09-21 14:47
Klasse Zusammenfassung . Mir geht es vor unseren Events immer ähnlich. Zwei Tage vorher ist man schon kribbelig, während des Events möchte man sich am Liebsten mit allen unterhalten und sich zu allen mal setzen (was meist gar nicht klappt...) und danach ist man happy, wenn alles geklappt hat und die Leute zufrieden waren. Am Schönsten ist es immer für mich danach die Logs zu lesen, meist bekomme ich dann schon wieder Lust das Nächste zu planen :-)

Liebe Grüße,
Petra :-))
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